Für viele gehören Besprechungen zum Alltag. Doch Umfragen zufolge fühlt sich ein Großteil dabei wichtiger Zeit beraubt. Mit wenigen Schritten können Sie jedoch ein Meeting effizient gestalten und so die Zeit teurer Angestellter sinnvoll nutzen.
Nach einer europaweiten Untersuchung sind die Schweden am zufriedensten mit ihren Besprechungen. Und das obwohl es dort keine Getränke oder Kekse gibt. Das Erfolgsgeheimnis liegt in der Auswahl der Teilnehmer und der Gleichbehandlung von Teilnehmern unterschiedlicher Hierarchie-Ebenen. Die Deutschen dagegen, die im Schnitt an 5 großen Besprechungen pro Woche teilnehmen, sind gar nicht glücklich. Und das trotz Kaffee, Soft-Drinks und Snacks. Zu lange Besprechungen mit zu vielen Teilnehmern und zu wenig zielorientierter Vorgehensweise stört sie dabei am meisten.
Besprechungen haben zwei Aufgaben
1. Ergebnisse gemäß der Agenda zu erzielen
2. Kommunikation im sozialen Sinne
Beim ersten Teil kommt es auf Effizienz an, beim zweiten Teil auf ausreichend Spielraum und soziale Intelligenz. In diesem Artikel widme ich mich zunächst dem Ziel, Ergebnisse zu erreichen und Meetings effizient zu nutzen.
Rechnen Sie folgendes: 5 Meetings pro Woche mit je 5 Teilnehmern, die je eine Stunde länger dauern, als sie müssten, bedeutet bereits 1.250 teure Mannstunden pro Jahr, das entspricht bereits einer Arbeitskraft, also womöglich über 50.000 Euro!
1. Vorbereitung
Es gilt nicht nur Raum und Hilfsmittel vorzubereiten. Oft werden Termine anberaumt, ohne die Teilnehmer detailliert über die Ziele — also nicht nur über Inhaltspunkte — zu informieren. So können sich die Teilnehmer kaum gezielt vorbereiten. Ebensowenig können Sie die Zeit exakt planen. Schreiben Sie auf, welche Entscheidungen getroffen werden müssen und informieren Sie die Teilnehmer, wie diese sich vorbereiten können bzw. sollen.
2. Zeitrahmen
Ein Termin hat nicht nur einen (pünktlich eingehaltenen!) Startzeitpunkt: das Ende wird ebenfalls bereits mit der Einladung vereinbart. Nur so können die Teilnehmer planen und Sie sicher stellen, dass alle sich lange genug Zeit genommen haben. Doch ist der Maßstab nicht die volle Stunde, sondern die tatsächlich benötigte Zeit entsprechend der Agenda. Das erfordert Erfahrung und eine straffe Moderation. Besprechungen die zu lange dauern oder bei denen am Ende der Zeit noch Tops offen sind, verärgern die Beteiligten.
3. Agenda
Stellen Sie den Teilnehmern bereits mit der Einladung eine erste Agenda zur Verfügung und konkretisieren Sie diese bis zum Beginn der Besprechung. Sämtliche Tagesordnungspunkte (Tops) formulieren Sie dabei zielorientiert und ordnen Sie danach, welche Teilnehmer dazu einzuladen sind.
4. Moderation
Bestimmen Sie einen fähigen Moderator oder übernehmen Sie diese wichtige Aufgabe selbst. In vielen Unternehmen wird ohne Moderator getagt. Dies ist die häufigste Ursache für Zeitverschwendung. Die Aufgabe des Moderators ist es, die Tagesordnung vorzustellen, die Tops zeitgerecht zu behandeln und darauf zu achten, dass die Wortbeiträge strukturiert und nicht zu lange sind. In vielen Meetings wird getreu dem Motto „Es ist schon alles gesagt, aber noch nicht von jedem“ zu viel Raum gelassen für Profilierungsaktionen der meist männlichen und oft auch höhergestellten Dauerredner. Rangniedrigere oder weibliche Teilnehmer halten sich dann meist zurück, obwohl sie hilfreiche Beiträge leisten könnten. Der Moderator sorgt für ein demokratisches Verhalten jenseits der Hierarchie und unterbindet Selbstdarstellungen und Dominanzverhalten Einzelner.
5. Zusammenfassung
Als Moderator fassen Sie am Ende jedes Tops die Ergebnisse und die daraus resultierenden Aufgaben mit Zuständigkeit und Termin zusammen. Erst dann wird jedem klar wie verbindlich die Ergebnisse sind und was seine Aufgaben sind. Zudem reduzieren Sie durch diese Wiederholung Missverständnisse.
6. Teilnehmer
Laden Sie nur die Teilnehmer ein, die wirklich nötig und qualifiziert sind. Es ist eine Frage der Unternehmenskultur, dass sich andere nicht ausgeschlossen fühlen. Ist genug Vertrauen vorhanden, freuen sie sich eher, ihren Aufgaben nachgehen zu können. Dabei ist es durchaus effizient, einzelne Kollegen nur zu einzelnen Tops einzuladen. Die nicht anwesenden müssen anschliessend jedoch unbedingt schnell und detailliert informiert werden.
7. Medien und Material
Setzen Sie das Flip-Chart reichlich ein, es hat Vorzüge gegenüber Beamer und PowerPoint. Insbesondere wirkt es sympathischer und lebendiger (mehr dazu demnächst). Notieren Sie als Moderator darauf wichtige Punkte. Zudem sollten Redebeiträge einzelner durch Visualisierungen unterstützt werden und dem Protokoll beigelegt werden.
8. Spielregeln
Vereinbaren Sie Regeln. Unterbrechen anderer, Seitengespräche, Telefonieren oder Störungen sind unfair. Als Moderator können sie jederzeit auf die vereinbarten Regeln hinweisen — wenn Sie diese vorher vereinbart haben!
9. Pausen
Idealerweise sind Besprechungen so kurz, dass sie keine Pausen brauchen. Für kleine interne Abstimmungen empfiehlt sich sogar deshalb die Besprechung an Stehtischen abzuhalten. Ist Ihre Sitzung länger als 90 Minuten, brauchen die Beteiligten eine Pause. Vereinbaren Sie auch hier einen pünktlichen Beginn (geben Sie die Start-Uhrzeit und nicht die Dauer der Pause an) und die Nutzung der Pause als echte Entspannungspause. Rennen die Teilnehmer in der Pause an ihren Schreibtisch um schnell etwas zu erledigen, hätten sie offensichtlich gar keine Pause gebraucht.
10. Protokoll
Die nicht Anwesenden müssen detailliert informiert werden, um ihnen das Gefühl zu vermitteln, sie sind genau so wichtig. Zudem braucht jeder einen Überblick, wer was bis wann zu tun hat und welche Ergebnisse erzielt wurden. Deshalb muss schnell, möglichst binnen 24 Stunden, ein Ergebnisprotokoll verschickt werden. Dies kann sinnvollerweise durch Elemente der Redebeiträge und Präsentationen ergänzt werden. Vermeiden Sie dabei jedoch, alle möglichen Informationen mit hinein zu packen. Wird das Paket zu groß, wird es schlicht nicht mehr gelesen! Ebenso unsinnig ist es, das halbe Unternehmen auf cc zu setzen, sofern es diese nicht betrifft.
Ich empfehle den Einsatz eines Protokollanten, der sich ausschliesslich dieser Aufgabe widmet, also kein unmittelbar Beteiligter. Dies kann eine dafür hinzu gezogene Sekretärin, ein Praktikant oder Assistent sein. Das Protokoll ist sehr wichtig und ihm sollte mindestens die Aufmerksam zugeteilt werden, wie der Vorbereitung der einzelnen Beiträge.
Wenn Sie Ihr Meeting so straff organisieren, erzeugen Sie im ersten Moment vielleicht ein Gefühl der Dominanz. Gehen sie also behutsam vor. Langfristig werden alle dankbar sein, da sie weniger Zeit verschwenden, schneller Ergebnisse erzielen und verbindlichere Vorgaben und Protokolle haben, die genau die Zuständigkeiten und Termine nennen.
Dass eine Besprechung auch kommunikative Funktionen hat, wie den sozialen Austausch, ist die andere Seite der Medaille. Und das kommt wiederum oft viel zu kurz — mit negativen Konsequenzen. LEsen Sie dazu den zweiten Teil.
>>> Besprechungen effektiv nutzen, zweiter Teil
>>> Wo Wirkung wichtg ist
Tolle Tipps. Schön, dass Sie den sozialen Teil von Meetings berücksichtigen. Der wird gerne vernachlässigt. Dabei ist das der Hauptgrund, warum wir überhaupt persönliche Meetings veranstalten.
Zu 2. Zeitrahmen: Natürlich ist es ärgerlich, wenn die Zeit nicht mehr für alle geplanten Themen reicht.
Wer dann aber als Moderator die letzten drei Punkte durchhastet, erreicht in den seltensten Fällen noch ausreichende Qualität der unter Zeitdruck entstandenen Ergebnisse. Dann doch lieber einen neuen Termin suchen.
Zu 10. Protokoll: Protokoll klingt immer nach viel Arbeit, sowohl zum erstellen als auch hinterher zum Lesen. Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, sich beim Protokoll auf eine formlose Email mit zwei, drei Sätzen zu den wesentlichen Entscheidungen zu beschränken. Das ganze mit einer kurzen Liste der verteilten Aufgaben reicht oft völlig aus.
Kommentiert von: Stefan Lesser | 18. Juni 09 um 14:44 Uhr