Terminbestätigungen wirken kompetent

Es gibt tausend Möglichkeiten einen Termin zu verpassen. Eine Kundin hat neulich von Papier auf Palm umgestellt und dabei nicht alle Termine korrekt erfasst, ein anderer hat sich bei der mündliche Übermittlung seiner Sekretärin 6 Uhr statt 16 Uhr aufgeschrieben, ein dritter hat es einfach komplett vergessen sich zu notieren. Termine zu bestätigen zeugt also nicht nur von Professionalität, es vermeidet auch Fahrten.

Bei langfristig vereinbarten Terminen bestätigen Sie den Termin einmal sofort nach dem Vereinbaren und ein weiteres mal am Tag vor dem Termin. Bei kurzfristigen Terminen ist ungefähr 24 Stunden vor dem Termin eine gute Zeit. Schreiben Sie in den Betreff der E-Mail bereits aussagekräftig so etwas wie „Bestätigung unseres morgigen Termins“. Nun wird der Empfänger auch erinnert, wenn er es nicht schafft, seine Mails komplett zu lesen.

In der Mail wiederholen Sie die genaue Uhrzeit inklusive dem vereinbarten Ende des Termins und den Treffpunkt. Haben Sie keinen Endzeitpunkt vereinbart, formulieren Sie es in einer offenen Form: „Ich habe mir bis zu 90 Minuten für Sie frei gehalten.“ Ist Ihnen bekannt, dass Ihr Partner den ein oder anderen Termin schon versäumt hat, bitten Sie deutlich um eine kurze Rückantwort. Kommt diese nicht, haken Sie telefonisch nochmals nach, bevor Sie losfahren.

Nehmen Sie nun zum Treffpunkt noch die Telefonnummer des Partners mit, um sich bei eventuellen Verspätungen oder wenn Sie den Weg nicht finden, melden zu können. Wie oft wurde das schon vergessen!

Grundsätzlich können beide Partner eine Bestätigung versenden. Derjenige, der anreist, hat natürlich ein gesteigertes Interesse, nicht umsonst zu fahren.

Ihr Michael Moesslang

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>>> … und wenn einmal eine Absage

Comments

[Kommentiert von: Sieglinde Götze]

Sollte eigentlich selbstverständlich sein. Noch eine kleine Ergänzung. Wenn es sich um einen Neukunden handelt, dann auch den Lageplan nochmals senden.
Sollte der Treffpunkt in einer Stadt sein und man weiß, dass es eine Umleitung gibt, dann ist auch dieser Hinweis sehr hilfreich. Zeitverzögerungen werden vermieden!
Gruß
Sieglinde Götze