„Eine Präsentationen? — Na, da nehme ich doch die beiden Folien aus der Marketing-Präsentation und die drei, die der Vorstand neulich in seiner drin hatte und den Rest habe ich in 20 Minuten zusammen. Kein Problem. Ich habe ja schließlich oft genug präsentiert, für mich ist das das Leichteste, schnell was zusammen zu stellen.“
In den meisten Fällen sieht es so oder ähnlich aus — kennen Sie das? Vorhandene Folien werden schnell neu zusammen gestellt und ein bisschen umsortiert. Zudem dienen sie womöglich zusätzlich als Notizen für den Präsentator. Heraus kommt eine langweilige Präsentation, die eine Zumutung fürs Publikum ist.
Der Begriff PowerPoint-Präsentation ist irreleitend und deshalb falsch! Um eine gute Präsentation zu erstellen ist ein komplettes Umdenken erforderlich. Und das bedeutet, nicht mit PowerPoint anzufangen. Ich spreche nicht davon, ohne PowerPoint zu präsentieren — das ist heute nur noch selten möglich. Die Präsentation ist eine Veranstaltung, bei der ein Präsentator mit Hilfe von Worten und Visualisierungen ein bestimmtes Ziel beim Publikum erreichen will. PowerPoint ist dabei lediglich ein Hilfsmittel für die Visualisierungen — und nicht mehr!
Das Vorgehen
Das bedeutet für Sie in der Vorbereitung eine andere Reihenfolge, als die oben beschriebene. Der erste Schritt ist sich über Ziele, Zielgruppe, „Setting“, also die Bedingungen und das Umfeld, sowie die Inhalte Klarheit zu verschaffen. Dann entsteht eine Idee und eine Struktur. Es ist sehr hilfreich, diese in einem Storyboard zu skizzieren. Ein Storyboard (Bilder 1 und 2) verwenden Film-Regisseure um einen Werbespot oder einen Kinofilm zu entwickeln. Dort wird Szene für Szene und Einstellung für Einstellung skizziert und mit Regiehinweisen versehen. Schliesslich entsteht eine Übersicht über den gesamten Film, respektive über Ihre gesamte Präsentation. Skizze für Skizze wissen Sie nun, über welche Inhalte Sie sprechen werden und welche Visualisierung dazu hilfreich ist.
Erst wenn Sie den kompletten Ablauf zusammen haben, beginnen Sie damit, die Visualisierung umzusetzen. Jetzt kommt in den meisten Fällen PowerPoint zum Einsatz. Denken Sie jedoch auch an andere Medien wie Flip-Chart, Pin-Wand, White-Board oder Overhead-Projektor. Nur weil ihre Erfindung länger her ist, als die von PowerPoint, heisst dies nicht, dass diese Medien altmodisch oder ungeeignet seien.
Bei PowerPoint sollten Sie sich zunächst mit den Master-Folien beschäftigen. Dies schliesst den Notizen-Master mit ein, denn die Notizen dienen später oft als Handout für die Teilnehmer. Fügen Sie in den Master Elemente wie Logo und andere Gestaltungselemente ein. Auch auf dem Notizen-Master können Sie einiges einfügen: Logo, Autor, ©-Hinweis, Datum der Präsentation, Ihre Adresse oder was immer zwingend notwendig ist. Meine Empfehlung lautet nämlich: lassen Sie das alles weg. Es bietet Ihren Zuhörern keinen Nutzen und lenkt ab. Stellen Sie dann auf allen Mastern Farben, Typografie und gegebenenfalls Standard-Animationen nach Ihren Wünschen ein. Auch hier meine Empfehlung: Animationen gar nicht oder nur dann verwenden, wenn die Aussage dadurch verstärkt wird.
Jetzt kommt PowerPoint zum Einsatz
Nun erst — und wirklich nicht früher — beginnen Sie damit, die Folien mit Inhalten zu füllen. Warum ist es so wichtig, diese Reihenfolge einzuhalten? Ihre Präsentation wird besser und zwar aus folgenden Gründen:
- die zielgerichtete Idee entsteht unabhängig von Inhalten oder vorgegebenen Folien
- die Struktur wird nachvollziehbarer, da sie den Rahmen bildet und nicht nachträglich aufgesetzt wird
- die Geschichte ist rund und die Folien dienen der Unterstützung, statt den Text den Folien anzupassen
- die Folien unterstützen, statt Mittelpunkt zu sein, Mittelpunkt ist der Präsentator und seine Worte
Die weiteren Schritte
Ihre Folien nehmen nun Gestalt an. Das Fein-Tuning von Text-Folien, die Bilder und Grafiken, eventuell sinnvolle Animationen etc. runden die Gestaltung ab.
Wollen Sie Teilnehmern nach der Präsentation Unterlagen mitgeben, können Sie dazu die Präsentation verwenden. Doch drucken Sie niemals die bloßen Folien aus. Sind diese nämlich gut gestaltet, also mit Stichwörtern und Bildern — statt mit ausführlichen Sätzen und einem Zuviel an Inhalten — helfen Sie als Handout nicht viel. Sie sind schließlich als Unterstützung der Präsentation entstanden, nicht als Lesetext. Eine Möglichkeit ist es, die Notizfunktion zu nutzen. Geben Sie dazu im Feld Notizen die Texte, Grafiken und Tabellen ein, die für den Teilnehmer die zusätzlichen und tiefer gehenden Informationen sind. Auch hier können Sie die üblichen Grafiken, Tabellen oder Bilder einfügen.
Im Druckdialog können Sie die Notizseiten einstellen und erhalten so ein ausführliches Handout. Dabei sieht jede Seite so aus, dass im oberen Bereich die Folie abgebildet ist und darunter der zusätzliche Notizen-Text. Reicht eine Seite einmal nicht für Ihren Text aus, fügen Sie eine leere Folie ein. Geben Sie Ihre Notizen dazu ein. Nun stellen Sie die Folie selbst so ein, dass sie bei der Präsentation übersprungen wird und drucken Sie sie lediglich beim Handout mit aus.
Das nebenstehende Storyboard-Formular können Sie hier für Ihre Arbeit downloaden.
Verbalisieren und Üben
Ist die Präsentation soweit fertig, tragen Sie diese nun laut vor. Im Gegensatz zu allen anderen Methoden, wie leises Üben oder gedankliches Durchspielen Ihrer Sprechtexte, ist lautes Üben die einzige Möglichkeit ihre Präsentation als Ganzes rund zu bekommen (Verbalisieren) und gleichzeitig den Text zu memorieren. Nur wenn Sie die Texte in realer Art laut sprechen, merken Sie ob wirklich alle Übergänge sitzen und der Aufbau stimmig ankommt.
Beginnen Sie deshalb immer mit Ihrer Geschichte und der Struktur und erst dann mit den Folien. Sie werden sehen, wie viel besser Ihre Präsentationen werden.
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