Ein echtes Handout schnell erstellen

„PowerPoint ist keine Dokumenten-Software wie Word.“ habe ich im Artikel „Eine Präsentation ist kein Handout“ vor einiger Zeit geschrieben. Dass Sie auch Powerpoint nutzen können, um ein sinnvolles Handout zu erstellen, zeige ich Ihnen heute in diesem Artikel.

Die Grundvorraussetzung für eine vernünftige Präsentation sind Folien, die allerhöchstens einige wenige Stichworte oder einfache, übersichtliche Abbildungen zeigen. Ein Handout dagegen hat ganz andere Aufgaben:

• Den Teilnehmern die Möglichkeit geben, das Gehörte zu rekapitulieren
• Den Teilnehmern auch Wochen später noch Details in Erinnerung rufen
• Den Teilnehmern zusätzliche Informationen wie Quellenangaben, Hintergrundinformationen, Details etc. zu geben
• Personen, die nicht teilnehmen konnten, einen Überblick zu verschaffen oder sie gar auf den gleichen Kenntnisstand zu bringen

 Diese Anforderungen können nicht erfüllt werden, wenn die Folien den oben genannten Ansprüchen genügen. Es ist also nicht nur sinnvoll sondern erforderlich, Folien und Handout separat zu erstellen. Um einen allzu großen Aufwand zu vermeiden, gibt es eine einfache Möglichkeit, beides im selben Dokument anzufertigen. Nutzen Sie dazu die Notizblatt-Funktion in Powerpoint. Das geht ganz einfach:

1. Zuerst bereiten Sie den Notizenmaster (ähnlich dem Folienmaster) im gewünschten Design vor. Das heißt, sie können dort Logo, Fußzeile und dergleichen einbauen, die dann auf jedem Notizblatt identisch sind. Zudem können Sie die Vorschau der Folie verkleinern und den Platz für Notizen vergrößern (in der Regel sinnvoll).
2. Dann erstellen Sie alle Ihre Folien
3. Nun gehen Sie in die Ansicht Notizblatt. Dort sehen Sie Ihre vorgestalteten Notizenblätter mit jeweils einer kleinen Abbildung der Folie im oberen Bereich. Im unteren Bereich können Sie nun Ihre Handout-Informationen eingeben. Sie haben dort ausreichend Platz für all das, was auf den Folien nichts zu suchen hat.
4. Reicht der Platz trotzdem nicht, duplizieren Sie die Folie und nutzen den Platz des Duplikates für weitere Informationen. Für die Präsentation blenden Sie die doppelte Folie einfach aus. Das geht selbstverständlich auch mit drei, vier Duplikaten.
5. Nun können Sie die Notizblätter ausdrucken (im Druck-Dialog „Notizen“ statt „Folien“ einstellen) oder ein PDF davon erstellen und es den Teilnehmern nach Ihrem Vortrag zur Verfügung stellen.

Der einzige kleine Nachteil dieser Methode: Sie können nun die Notizen nicht für sich selbst, als Hilfestellung während der Präsentation nutzen. Hier wäre Microsoft gefragt, eine doppelte Notiz-Funktion, eine für die Notizblätter und eine für die Präsentatorenansicht, einzubauen.

Ein kleiner Tipp noch: Setzen Sie auf das Notizblatt der Titelfolie eine kurze Zusammenfassung von weniger als einer Seite Text. Denn viele wollen sich erst einmal einen Überblick verschaffen bzw. haben nicht die Zeit und die Notwendigkeit Ihr gesamtes Dokument zu lesen. Dieses Abstract hilft dabei.

Ihr Handout hat nun alle Vorteile vereint, erzeugt einen positiven, professionellen Eindruck und Sie haben nur ein Dokument. Ihre Folien können Sie genau so gestalten, wie es als Unterstützung Ihrer Präsentation optimal ist, Ihr Handout enthält all die Informationen, die auch Nicht-Teilnehmer benötigen. Das ideale Handout.

Ihr Michael Moesslang

>>> 5 Gründe gegen Notizkarten beim Präsentieren
>>> Fangen Sie nicht mit PowerPoint an!
>>> „Ich kann das nicht lesen!“