Zu den meisten Präsentation gehört ein Handout (oder wie immer das in Ihrem Unternehmen genannt wird: Manuskript, Niederschrift, White-Paper, Summary, Teilnehmerunterlagen, Booklet …). Leider gibt es bei vielen nichts außer ausgedruckten Folien. Das mag einfacher sein, doch es ist grundfalsch.
Steht dagegen so viel auf den Folien, dass sie als Handout geeignet wären, dann sind die Folien absolut ungeeignet, damit eine gute Präsentation zu geben. Das kann dann ja nur eine „Lesentation“ werden! Beide Versionen sind der Versuch, zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen. Doch bei beiden Versionen wurde letztlich keine Fliege richtig erwischt. PowerPoint ist eben keine Dokumenten-Software wie Word.
Ein Handout hat Sinn und Zweck
Ein ordentliches Handout sollte vernünftig erstellt werden. Dazu erst einmal die Überlegung, wozu das Handout dient:
- Teilnehmer müssen nicht alles mitschreiben und können aufmerksam zuhören
- Teilnehmer können später nachschauen, wenn Sie Inhalte vergessen haben oder nicht richtig verstanden (denken Sie auch an Teilnehmer, die nicht Ihre Muttersprache sprechen)
- Kollegen, die nicht an der Präsentation teilnehmen konnten, können sich informieren, wenn das Handout sinnvoll aufgebaut und ausführlich genug ist (es kann auch per Mail verschickt werden)
- Das Handout dient auch der Dokumentation
- Das Erstellen eines Handout hilft auch dem Präsentator noch mehr Klarheit und Struktur zu bekommen
- Alles was Sie in der Präsentation nicht sagen – sei es aus Zeitgründen, weil Sie es vergessen oder weil es dramaturgisch gesehen zu sehr ins Detail gehen würde – gehört ins Handout
- Unaufmerksame Teilnehmer, oder welche, die den Raum für eine Zeit verlassen (Handy etc.), können den versäumten Part nachlesen
Und wenn Sie selbst einmal die selbe Präsentation später nochmals geben, kann Ihnen das Handout nützlich sein, schnell wieder alle Informationen parat zu haben.
Anforderungen an ein gutes Handout
Auch die Überlegung, wie ein ideales Handout aussieht, steht vor den Details:
- DIN A4 Hochformat, wie die meisten Dokument und gut abzuheften.
- Die erste Seite oder die erste Seite nach dem Titelblatt ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte und Ergebnisse (maximal eine Seite Summary).
- Ist ein ausführliches Handout nötig (oft reicht die oben genannte Zusammenfassungsseite), hilft es den Teilnehmern, die Folien als Erinnerung zu sehen. Das heisst: Binden Sie kleine Abbildungen der Folien mit ein.
- Müssen sich die Teilnehmer sehr eingehend mit der Materie beschäftigen, bietet ein Handout Platz für Details, die in der Präsentation aus Zeitgründen oder Gründen der Dramaturgie und Präsentationsqualität nicht Platz finden. Das sind komplette Listen (wenn in der Präsentation nur die wichtigsten drei Punkte besprochen wurden), genaue Zahlen (wenn in der Präsentation aus Gründen der Aufnahmefähigkeit der Teilnehmer sinnvollerweise nur mit gerundeten Werten gearbeitet wurde), Hintergrundinformationen, Quellenangaben, Definitionen, Querverweise, Tabellen, Kalkulationen, Terminpläne, Übersetzungen und vieles mehr. Ich habe schon Handouts von 200 Seiten erlebt als Ergänzung zu einer 30-Minuten-Präsentation.
- Es muss als echte Arbeitsunterlage dienen und deshalb auch Platz für Notizen haben: breite Ränder und ausreichend Platz zwischen Themen.
Liefern Sie also bitte ein Handout, das diesen Anforderungen genügt und das – je nach Situation, Inhalt und Zielgruppe – zwischen ganz kurz (eine Seite Zusammenfassung) und sehr ausführlich ist. Anhand der Anforderungen an ein gutes Handout, erkennen Sie nun auch, warum ein Ausdruck der Folien nicht ausreicht.
Wann bekommen die Teilnehmer das Handout?
Bleibt noch die Frage, wann Sie das Handout austeilen. Die Regel lautet: Das Handout gibt es nach der Präsentation. Das hat den Vorteil, dass die Teilnehmer Ihnen vollkommen aufmerksam zuhören können und nicht blättern und lesen, vor allem nicht voraus blättern. Bei Präsentationen vor Kunden (z. B. Wettbewerbspräsentationen) gilt diese Regel besonders.
Zu dieser Regel gibt es viele Ausnahmen. Beispielsweise, wenn die Teilnehmer sich viele zusätzliche Notizen machen müssen. Dann ist es oft sinnvoll, wenn sie sich diese direkt ins Handout machen können. Oder wenn im Handout Arbeitsunterlagen, etwa Excel-Tabellen, enthalten sind, die während der Präsentation besprochen werden. Auch bei Anwesenheit von Teilnehmern, die die Präsentationssprache nicht perfekt verstehen, können schriftliche Unterlagen diesen helfen, Klarheit zu bekommen.
In jedem Falle lohnt es sich, den Mehraufwand in Kauf zu nehmen, und ein Handout zu erstellen.
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